Fahrtenbuch Digital und vom Finanzamt akzeptiert
Fahrtenbuch oder 1%-Regelung? So versteuern Sie Ihren Firmenwagen richtig
Ein Firmenwagen ohne privates Nutzungsverbot ist für das Finanzamt vor allem eines: ein geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer. Das bedeutet, dass ein Firmenwagen praktisch wie ein Gehaltsbonus behandelt wird und ebenso wie der reguläre Lohn versteuert werden muss.
Dem Fahrer bleiben dazu nur zwei Möglichkeiten: Die Ein-Prozent-Methode oder das Fahrtenbuch.
Die beste Wahl der Versteuerungsmethode ist in jedem Fall anders, hängt aber unter anderem davon ab, wie hoch der Bruttolistenpreis des Fahrzeuges ist oder wie oft man tatsächlich betrieblich unterwegs ist.
Die Qual der Wahl: Wie spart man die meisten Steuern?
Die Wahl zwischen den beiden Methoden muss gut getroffen sein, schließlich kann man immer nur zum Jahreswechsel auf die andere umsteigen. Die Steuerlast eines ganzen Kalenderjahres beruht also auf der gewählten Methode.
Die Pauschalversteuerung oder Ein-Prozent-Methode richtet sich nach dem Bruttolistenpreis des Firmenwagens. Pauschal wird dann ein Prozent des Preises berechnet und monatlich verrechnet.
Beträgt der Bruttolistenpreis des Firmenwagens beispielsweise 40.000 Euro, so wird er mit 400 Euro monatlich versteuert. Der Vorteil hierbei: Dadurch, dass der Steuerwert pauschal berechnet wird, ist der bürokratische Aufwand minimal.
Die Alternative ist das Fahrtenbuch. Vorteilhaft ist sie vor allem für Firmenwagenfahrer, die häufig betrieblich unterwegs sind oder einen Gebrauchtwagen mit einst hohem Bruttolistenpreis fahren.
Die Ein-Prozent-Methode würde in solchen Fällen eine höhere Steuerlast generieren als ein Fahrtenbuch. Wie der Name schon sagt, werden bei diesem alle Fahrten, die mit dem Firmenwagen getätigt werden in einem Büchlein schriftlich festgehalten.
Am Jahresende kann aufbauend auf der Dokumentation berechnet werden, wie viele der getätigten Fahrten tatsächlich einen privaten Hintergrund haben und wie hoch der geldwerte Vorteil damit für den Arbeitnehmer ausfällt.
Der Vorteil bei dieser Methode: Die Steuerersparnis im Vergleich zur Ein-Prozent-Regelung kann bei vielen im vierstelligen Bereich liegen.
Das Finanzamt passt auf: So ist ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß
Ist die Wahl auf das Fahrtenbuch gefallen, gilt es Kriterien zu beachten. Da hier einiges an Steuern gespart werden kann, legt das Finanzamt besonderen Wert auf Genauigkeit und stellt somit Voraussetzungen für die Akzeptanz eines Fahrtenbuchs.
Der handschriftliche Aufwand darf nicht unterschätzt werden! Denn ist ein Fahrtenbuch nicht ordentlich geführt, besteht die Gefahr, dass es nicht akzeptiert und die teurere Ein-Prozent-Methode auferlegt wird.
Zunächst muss jede einzelne Fahrt, die mit dem Auto gemacht wird, protokolliert werden. Dazu gehören:
- Start- und Zieladresse der Fahrt
- Kilometerstände vor und nach der Fahrt
- Datum, Uhrzeit und Zweck (Betriebs- oder Privatfahrt bzw. Arbeitsweg)
- sowie bei Betriebsfahrten der Anlass und besuchte Geschäftspartner
— gar nicht so wenig, wenn all diese Informationen noch schnell vor einem Kundentermin niedergeschrieben werden müssen.
Was sind nun aber die genauen Anforderungen des Finanzamtes? Laut BMF-Schreiben vom 18.11.2009, BStBl. I 2009, S. 1326, Az. IV C 6 – S 2177/07/10004, geändert durch BMF-Schreiben vom 15.11.2012, BStBl. I 2012, S. 1099 muss ein Fahrtenbuch zeitnah, lückenlos und manipulationssicher geführt werden.
Das heißt, dass keine Fahrt fehlen darf und die Dokumentation möglichst bald nach der Fahrt erfolgen muss.
Außerdem kann keine lose Blattsammlung abgegeben werden; das handschriftliche Fahrtenbuch muss gebunden sein. Sind alle diese Anforderungen erfüllt und das Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt, steht der Steuerersparnis nichts mehr im Wege.
Ersparnis mit minimalem Aufwand: Das elektronische Fahrtenbuch von Vimcar
Der handschriftliche Aufwand, der mit einem traditionellen Fahrtenbuch einhergeht, kann schnell abschrecken.
Das weiß auch das Berliner Unternehmen Vimcar, das ohne Ärger mit dem Finanzamt und lästiges Gekritzel zur Steuerersparnis helfen will. Die Lösung: Ein digitales Fahrtenbuch, das alle Fahrten automatisch aufzeichnet und mit einem kleinen OBD-Stecker funktioniert.
Dieser ist mit einem GPS-Modul und einer SIM-Karte ausgestattet, sodass Start- und Zieladresse der Fahrt sowie Datum und Uhrzeit automatisch aufgezeichnet und per Mobilfunk an den Benutzeraccount übertragen werden können.
Das einzige was dann noch zu tun bleibt, ist die Fahrt einer Kategorie — Privat- oder Betriebsfahrt bzw. Arbeitsweg oder Mischfahrt — zuzuordnen. Das kann bequem abends auf dem Sofa über die Vimcar-App oder auf der Arbeit am PC erledigt werden.
Relevante Daten wie Fahrtanlass, Fahrer etc. kann der Firmenwagenfahrer mit wenigen Klicks hinzufügen. In einer intuitiven Übersicht bleiben alle Fahrten im Blick.
Das Vimcar-Fahrtenbuch wurde in Zusammenarbeit mit Steuerberatern entwickelt und erfüllt alle Anforderungen des Finanzamtes. Am Ende des Jahres kann das elektronische Fahrtenbuch einfach als manipulationssichere PDF-Datei exportiert und anschließend entweder dem Steuerberater vorgelegt oder beim Finanzamt eingereicht werden.
Als einziger Anbieter auf dem Markt kooperiert Vimcar außerdem mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. und wurde außerdem von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG geprüft.
Das digitale Fahrtenbuch klingt interessant? Sie können Vimcar unter vimcar.de/fahrtenbuch-testen kostenlos und unverbindlich testen: 30 Tage lang können Sie den Fahrtenbuchstecker unter die Lupe nehmen und sich selbst überzeugen.
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Bildquelle: Vimcar
